【www.0413xx.com--文秘】

　　摘 要:随着“现代化办公”设施的进一步优化,“文档一体化”的要求也日渐突出。如果文秘与档案处理工作,从组织制度到具体程序真正交融在一起,通过加强对文档的超前控制、保证质量、减少程序,那幺将会使档案管理更趋科学化、合理化。

　　关键词:文秘工作 档案管理 重要性

　　对一个单位来讲,要维护其历史的真实性,使人们了解它的历史传统和发展现状,靠什幺？靠的是档案,靠的是大量的文字材料。可以说今天的文件,就是明天的材料,是企业发展历程最好的见证。档案的主体是公文,高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上。而文秘工作的主要产品就是公文,因此,可以说,文秘工作是档案管理的基础性工作,两者是相对独立而又紧密相连的。本文就文秘工作在档案管理中的重要性谈一些自己的看法和认识。

　　1 利用文秘工作的特殊性,有利于做好档案的收集

　　档案工作的出发点和根本目的,就是收集齐全和科学管理档案,最大限度的满足工作需要。因此,收集工作是档案工作的起点,没有起点档案随后进行的其他环节如整理、鉴定、保管、编研等工作也就不复存在。只有收集工作搞好了,才能有效地开展档案的各项工作,档案工作才能存在并得到发展。收集工作的效果直接决定着档案的数量和质量,丰富了档案,才能更好的发挥档案的作用,为企业的发展充分提供利用职能。

　　文秘人员主要负责企业的文件资料起草、颁布、信息的上传下达等项工作的进行,可以说是企业文件、信息汇集的“集中营”。文秘人员由于工作的特殊性,在很大程度上更便于对各式文件资料及信息进行收集、分类,做好档案归卷的前期基础性工作。《档案法》中也明确规定:“文书部门立卷”的问题,主要是要求做好平时归卷工作,关键在于“及时”两字,对于档案资料,要及时收集、及时分类,切忌拖拉积压。因此,文秘人员在日常工作中,根据职业的敏锐感,随时可以有计划的进行资料和信息收集、整理,进行分门别类的管理,这样既方便平时查阅,又利于年终的立卷。

　　2 利用文秘工作的职能,有利于保证档案的质量

　　公文是文秘工作的主要产品,公文质量的好坏直接影响档案的质量,没有高质量的公文就没有高质量的档案,高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础上的。从公文产生到流转,到最后由公文向档案转化的每一个环节,都体现出档案工作的具体要求。主要表现为以下几个方面。

　　2．1 提高文件整体质量

　　档案工作的起点是公文的形成,规范公文处理,把好公文形成关,是做好档案管理工作的基础。公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同,有的单位的公文是由办公室统一拟制的,有的则是由相关职能部门起草然后交由文秘人员来审核,办公室负责印发。由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同,对公文起草工作相关要求的理解存在差异,导致起草的文件的质量也就大不一样。无论是何种情况,公文在印制前都要经文秘人员进行最后把关,对文稿进行必要的审核和修饰,然后才能印发。所以说,文秘人员是保证文件(特别是公文)内容真实可靠的重要途径。

　　2.2 维护文件的规范性、严肃性

　　在公文起草中,由于起草人公文写作水平的高低,在公文及其他文件的起草中主要存在有以下几种情况:请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件;附件标识比较混乱,有的公文注有附件,但既不在规定的位置做出标识,也不在附件名称前标识出具体的序号;行文程序混乱;公文印制不规范,用纸有大有小,给后来的档案装订和管理带来很大不便;主题词标注不准确,不利于检索查找;原稿不齐全,公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候,办文过程很规范,但实际归档时,却发现只有定稿,缺了原稿或修改稿。从某种意义上讲,修改稿特别是领导批示的原稿更具有存档价值;还有的归档材料是传真原件,不经过复印就存档,过一段时间内字迹就变得模糊不清;编号不规范,公文编号的差错一般则是由于登记不及时、分类不准确造成的,漏号、重号等乱号情况的出现,既影响了公文的质量,又不符合立卷归档的要求。文秘人员作为把关者,既能提高文件质量,是确保文件出台合格的“验收站”,也为提高档案的质量打下了基础。

　　3 做好文秘工作,是适应办公自动化发展趋势要求

　　随着现代科学技术,特别是计算机网络技术的发展,越来越多的企业正逐步实行办公自动化,利用现代化的设备和技术,快速高效的处理文字信息和文书日常事务。办公自动化的实现,使“文档一体化”的管理模式逐渐成为可能。“文档一体化”早在20世纪80年代就已提出了,90年代中后期随着电子文件的产生,实行OA环境中的文件、档案一体化管理的呼声更高了。所谓“文档一体化”管理,就是从文书和档案工作全局出发,实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。其实质就是把文秘工作和档案管理从组织制度到具体程序真正交融,加强对文件的超前控制,保证档案质量。

　　目前,我们企业的文秘与档案管理人员是文档管理者构成的主体,他们在工作上相互独立。在网络环境下,随着信息的传递速度和效率的提高,传播方式的改变,文件与档案同时作为一种信息,他们之间的界线已变得越来越模糊,特别是电子文件的大量涌现,几乎消除了这一界线,这使得文件与档案管理者已不能独立承担文件与档案的管理职能。文件与档案管理者再不是相互独立的群体,也不是简单地合二为一。具体地说,电子文件信息的录入和整编需要文秘、档案人员的共同努力,但是文秘工作是做好这项工作的前提。在网络环境下,按照文档一体化管理中文档生成一体化的要求,档案的收集工作必须从文件的最后阶段转移到信息产生的整个始末,把档案管理的要求贯穿于信息工作之中,实现文档的超前控制,对有保存价值的信息进行即时收集和整理,从公文产生到运转的每一个环节,特别是在公文向档案转化的关键环节,而这一任务的要求则正是文秘工作的主体,因此,随着办公自动化系统的进一步健全,文秘人员作为办公自动化运转中的重要一员,如果实现档案一体化管理,不论是对文字处理工作,还是档案管理,都将大大减少中间环节,促进两项工作的共同开展。

　　4 结语

　　总的来讲,档案管理在企业工作中是不可缺少的一部分,对档案工作要有高度的认识。档案管理工作具有很强的挑战性,如果说在文档一体化管理中,文件收集是基础,规范整理是手段,综合利用是目的,那幺文秘人员就是连成这一先进管理程序的丝线,是一个非常重要而不可替代的环节。

　　时代飞速发展的今天,办公自动化的全面实施,文秘人员如何以高度的职业责任感和敬业精神,充分发挥作用,与档案管理工作规范衔接,实现真正意义上的“文档一体化”,应该是办公自动化全面实现以后进行的一项重要工作。

本文来源：http://www.0413xx.com/biyelunwen/178004.html